智能密集架解決了哪些文件管理問(wèn)題？

檔案館在社會(huì)發(fā)展中起著不可替代的重要作用，并成為記錄歷史，傳承文化和創(chuàng)造價(jià)值的重要證據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案信息日益增多，檔案人員的工作任務(wù)越來(lái)越繁瑣。傳統(tǒng)的文件設(shè)備和文件管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展。文件管理中也出現(xiàn)了一系列問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

難度1：浪費(fèi)空間。傳統(tǒng)檔案館使用分區(qū)來(lái)存儲(chǔ)文件。當(dāng)有大量文件時(shí)，需要更大的存儲(chǔ)空間。如果不合理地分配了存儲(chǔ)空間，則會(huì)導(dǎo)致剩余或不足的空間。 ，導(dǎo)致浪費(fèi)或倉(cāng)庫(kù)空間不足。

難度2：庫(kù)存很復(fù)雜。檔案管理員必須管理各種類(lèi)型文件的接收，分類(lèi)，分類(lèi)，匯編和檢索。當(dāng)進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)時(shí)，他們必須一一比較紙質(zhì)文件。工作量繁重且易于遺漏。

難度3：查找困難。傳統(tǒng)的檔案資料存儲(chǔ)在不同的地區(qū)。搜索時(shí)，您必須首先去區(qū)域查找類(lèi)別，然后瀏覽檔案以查找所需的文件。如果文件數(shù)量很大且經(jīng)常使用，則查找文件會(huì)更加困難。

難度4：環(huán)境問(wèn)題。檔案的存儲(chǔ)和管理對(duì)環(huán)境有明確的要求。太高或太低的溫度，太濕或太干的空氣環(huán)境都會(huì)損壞紙質(zhì)纖維素。傳統(tǒng)的文件設(shè)備和文件室沒(méi)有溫濕度檢測(cè)和提示功能，不能保證文件的存儲(chǔ)條件。

難點(diǎn)五：防盜性差。傳統(tǒng)檔案館主要依靠機(jī)械鎖進(jìn)行管理。如果借用者過(guò)多，場(chǎng)景混亂并且管理人員不足，或者存檔密鑰丟失，則很容易造成文件丟失。

以上幾個(gè)主要困難，您是否對(duì)進(jìn)行存檔工作感到頭疼？信息技術(shù)的飛速發(fā)展也為檔案業(yè)帶來(lái)了新的管理方法，并且越來(lái)越多的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用于檔案領(lǐng)域。在管理方面，就文件設(shè)備而言，它已經(jīng)從傳統(tǒng)的文件柜發(fā)展而來(lái)，固定機(jī)架，以及傳統(tǒng)的密集機(jī)架到當(dāng)前的智能密集機(jī)架。讓我們談?wù)勚悄苊芗蜋C(jī)架如何解決上述文件管理難題。

智能緊湊型機(jī)架由固定行和活動(dòng)行組成。機(jī)架主體可以移動(dòng)一定距離，大大節(jié)省了文件存儲(chǔ)空間，節(jié)省的空間可以存儲(chǔ)更多文件。立柱與框架主體的結(jié)合，多層結(jié)構(gòu)智能檢具，可以根據(jù)空間大小自定義產(chǎn)品規(guī)格，整個(gè)空間以立方計(jì)算，因此具有巨大的存儲(chǔ)容量。

智能密集架管理系統(tǒng)集成了RFID射頻技術(shù)，可以輕松讀取密集架指定列中RFID標(biāo)簽的所有標(biāo)簽值，將庫(kù)存結(jié)果上傳到系統(tǒng)平臺(tái)，并可視化通過(guò)分析和比較將文件放在密集的機(jī)架中。向管理人員顯示的形式可以簡(jiǎn)化庫(kù)存過(guò)程，提高庫(kù)存準(zhǔn)確性，并大大節(jié)省人力。

智能密集機(jī)架內(nèi)嵌有計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)。密集機(jī)架的每一行都配有彩色LCD觸摸屏。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，工作人員可以通過(guò)屏幕搜索并查詢(xún)密集機(jī)架行的文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)狀態(tài)，從而可以搜索文件。不再困難。同時(shí)，可以通過(guò)客戶(hù)端的系統(tǒng)平臺(tái)檢索文件所在的存儲(chǔ)架。通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)上的操作，可以遠(yuǎn)程打開(kāi)文件所在的存儲(chǔ)架，并且可以直接訪問(wèn)和獲取文件。智能操作為員工節(jié)省了大量時(shí)間。

鑒于文件存儲(chǔ)環(huán)境的問(wèn)題，在智能緊湊型機(jī)架中安裝了溫度和濕度檢測(cè)模塊，以實(shí)時(shí)檢測(cè)文件存儲(chǔ)環(huán)境的溫度和濕度。當(dāng)溫度和濕度超過(guò)閾值時(shí)智能檢具，將發(fā)出溫度和濕度調(diào)節(jié)提示。如果可能的話，還可以實(shí)現(xiàn)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備與智能密集架之間的直接通信，并實(shí)現(xiàn)檔案環(huán)境溫濕度的自動(dòng)調(diào)節(jié)。

文件數(shù)據(jù)的防盜也是文件安全保護(hù)的一部分。它還使用RFID射頻技術(shù)，該技術(shù)使用無(wú)線電信號(hào)來(lái)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)。智能密集機(jī)架與RFID訪問(wèn)控制進(jìn)行通信，以實(shí)時(shí)監(jiān)控文件室的退出。如果粘貼有RFID標(biāo)簽的文件盒或數(shù)據(jù)通過(guò)了RFID訪問(wèn)控制，則RFID訪問(wèn)控制可以讀取標(biāo)簽的ID并發(fā)出警報(bào)，從而有效地防止了文件數(shù)據(jù)被盜。

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